“Vou ver aqui em casa e te falo.” A paciente não voltou, e ninguém da clínica perguntou de novo. Esse orçamento não entrou no caixa e também não foi marcado como perdido. Ficou parado no WhatsApp, junto com outros que ninguém contou. A conta abaixo usa só os seus números.
Ache os orçamentos parados
Olhe os últimos 30 dias. Se os orçamentos saem pelo WhatsApp, a lista de conversas basta: a prévia de cada uma mostra a última mensagem. Conte as que terminam no orçamento, sem resposta do paciente, e as que terminam numa mensagem do paciente que ninguém respondeu.
Quem anota os orçamentos numa planilha pode filtrar os que estão sem resposta há mais de X dias. O X é você quem define, pelo tempo que o paciente costuma levar para decidir na sua clínica.
A conta, com os seus números
Preencha as quatro linhas:
- orçamentos sem resposta nos últimos 30 dias: ____
- ticket médio de um procedimento: R$ ____
- de cada 10 orçamentos, quantos você costuma fechar: ____
- valor parado no mês: orçamentos parados × ticket médio × (fechamentos de cada 10 ÷ 10) = R$ ____
A taxa de fechamento tem de ser a sua. Não encontramos estatística pública confiável de orçamentos perdidos no Brasil, e a taxa de outra clínica distorce a conta.
Ou deixe o site fazer a conta
Se preferir não contar à mão, exporte as conversas de orçamento. No Android, toque nos três pontos, em Mais e em Exportar conversa; no iPhone, toque no nome do contato e em Exportar conversa. Escolha “Sem mídia”. Depois, abra o diagnóstico instantâneo no computador e escolha os arquivos; dá para mandar várias conversas de uma vez. A leitura acontece no seu navegador, e nenhuma mensagem sai do aparelho.
O diagnóstico mostra as conversas sem resposta, a espera até a primeira resposta, as mensagens fora do horário e o valor parado, com o ticket e a taxa de fechamento que você escolher. As premissas ficam à vista: fora do horário é antes das 8h, depois das 19h e no fim de semana, e o mês tem 26 dias de atendimento. Se não tiver a exportação, responda três perguntas e ele faz uma estimativa.
Como retomar sem incomodar
Combine antes o prazo da retomada e o número máximo de tentativas. Na hora de retomar:
- mande uma mensagem só, com o contexto do orçamento e uma pergunta fácil de responder;
- ofereça algo útil, como tirar a dúvida ou um horário para conversar com o profissional;
- pare quando o paciente responder;
- marque ganho ou perdido e anote o motivo no cartão.
Dois exemplos, com nomes fictícios:
Oi, Carla. Ficou alguma dúvida sobre o orçamento do implante? Se ajudar, a doutora tem dois horários nesta semana para conversar com você sobre o tratamento.
Oi, Rafael. Passando para saber se o orçamento ainda faz sentido para você. Se preferir deixar para depois, me avisa que eu anoto aqui.
A retomada fala do orçamento que a pessoa pediu. Promoção para a lista inteira só vai para quem aceitou receber.
Cada canal tem a sua regra. No WhatsApp oficial, passadas 24 horas da última mensagem do paciente, a retomada só sai com modelo aprovado pela Meta, e a Meta cobra a mensagem. Se o prazo que você escolheu para a retomada passa de 24 horas, ela já cai fora da janela. Por isso, transforme as mensagens acima em modelos e mande para aprovação da Meta antes de precisar delas.
As respostas dentro dessas 24 horas também passaram a ser cobradas, como explicamos em A Meta passou a cobrar as respostas no WhatsApp oficial. No Instagram e no Messenger, a retomada só sai dentro da janela de conversa que a Meta permite depois da última mensagem do cliente.
Deixe a retomada no automático
No ChatSIA, no Profissional e no Avançado, cada orçamento pode virar um cartão no funil de vendas, ligado à conversa, com etapa, valor e responsável. Se o paciente some depois do orçamento, a mensagem de retomada sai sozinha, no prazo que você escolher; no WhatsApp oficial, fora da janela de 24 horas, ela precisa de um modelo aprovado pela Meta. Quando o paciente decide, você marca o cartão como ganho ou perdido.
R$ 900
O relatório do funil mostra quanto tempo cada negócio fica em cada etapa e o valor somado de cada uma. Se a equipe preenche o valor de cada cartão, o total que está na etapa de orçamento aparece ali, sem planilha. Confirmação, lembrete e retorno programados estão em todos os planos.
O teste de 7 dias é do Profissional, que traz o funil de vendas e a retomada de orçamento. Monte a etapa de orçamento, escolha o prazo da retomada e acompanhe cada negócio no funil. O teste não pede cartão.
Quando chamar a SIA
Se você quiser que o time da SIA leia as conversas da clínica e entregue o número com um plano do que fazer primeiro, há o Diagnóstico de Conversas: R$ 1.500, entregue em até 72 horas úteis depois que a SIA recebe as conversas exportadas e o pagamento. Se o valor parado ficar abaixo de R$ 15 mil, a SIA devolve os R$ 1.500 no dia da entrega. Se passar de R$ 15 mil e você fechar um plano com a SIA, os R$ 1.500 são abatidos nas primeiras mensalidades.
Perguntas
Quantas vezes posso retomar?
Quem define é você, pelo tempo que o paciente costuma levar para decidir na sua clínica. Combine antes o prazo de cada tentativa e o número máximo, e marque como perdido, com o motivo, quando a pessoa não responder.
Dá para retomar pelo Instagram?
Só enquanto a conversa está dentro da janela que a Meta permite depois da última mensagem do paciente. Passado esse prazo, a retomada vai por outro canal, como o WhatsApp oficial com modelo aprovado, se você tiver o telefone dele.
A retomada automática custa a mais?
No ChatSIA, não: ela já vem no Profissional e no Avançado. No WhatsApp oficial, a Meta cobra cada mensagem no cartão da sua conta do WhatsApp Business.
Fontes
- Meta, preços da plataforma do WhatsApp Business, com a regra de que mensagem sem modelo só sai dentro da janela de atendimento: developers.facebook.com. Consultada em 02/10/2026.
- Meta, documentação de preço das mensagens sem modelo, com a janela de 24 horas que recomeça a cada mensagem do cliente e a cobrança desde 1º de outubro de 2026: developers.facebook.com. Consultada em 02/10/2026.
Conferido em 02/10/2026.
