Uma boa mensagem de confirmação de consulta traz o nome do paciente, o dia, a hora, o endereço e um jeito simples de confirmar ou remarcar, em poucas linhas. Ela sai em três momentos: logo depois da marcação, na véspera e, quando a clínica quiser, no próprio dia. Abaixo estão os modelos para copiar, o que fazer quando o paciente não responde e o que nunca vai na mensagem.
Por que o paciente falta quando ninguém lembra?
A consulta foi marcada há três semanas. Nesse meio-tempo, o paciente mudou de turno no trabalho, anotou o dia errado ou achou que era na semana seguinte. Sem um lembrete, a recepção só descobre na hora, com o horário vazio e outro paciente que queria justamente aquela vaga.
Ligar um por um resolve em parte, mas toma a manhã da recepção e cai na caixa postal de quem está trabalhando. A mensagem chega onde o paciente já está: numa pesquisa da Kantar para a Meta, feita em 2025 em 22 países, incluindo o Brasil, 73,3% das pessoas disseram preferir mandar mensagem quando falam com uma empresa.
Antes de mudar qualquer coisa, anote as faltas do último mês. Depois de um mês de confirmações, compare com o seu próprio número, e não com a porcentagem de outra clínica.
Os três momentos da confirmação
- Ao marcar. Assim que o horário é combinado, mande por escrito o dia, a hora, o profissional, o endereço e o que trazer. Um erro de data aparece agora, e não na véspera.
- Na véspera. Entre 24 e 48 horas antes, peça a confirmação com uma resposta fácil, como “SIM” ou “preciso remarcar”. Mande num horário em que as pessoas leem mensagens, como o meio da manhã ou o fim da tarde, e nunca de madrugada.
- No dia, quando fizer sentido. Duas ou três horas antes, uma mensagem curta para a primeira consulta, para quem vem de longe ou para horários muito cedo. Para o paciente que já conhece a clínica, a véspera pode bastar.
Se a consulta foi marcada para o dia seguinte, junte os dois primeiros momentos numa mensagem só. E avise na hora da marcação que a confirmação vai chegar pelo WhatsApp: o paciente fica sabendo de onde vem a mensagem e que precisa responder.
Modelos para copiar
Os exemplos usam a Clínica Sorriso e nomes fictícios. Complete as lacunas (____) com os dados da sua clínica e ajuste o tom ao jeito como a recepção já escreve.
Logo depois de marcar:
Oi, Mariana! Sua avaliação na Clínica Sorriso está marcada para quinta, dia ____, às 10h. Endereço: ____. Traga um documento com foto e a carteirinha do convênio, se tiver. Se precisar mudar o horário, é só responder por aqui.
Na véspera:
Oi, Mariana. Passando para lembrar da sua avaliação amanhã, quinta, às 10h, na Clínica Sorriso. Você confirma? Responda SIM ou me diga se precisa de outro horário.
No dia:
Bom dia, Mariana! Te esperamos hoje às 10h. Se precisar, há estacionamento na ____. Qualquer imprevisto, avise por aqui.
Para sessões que se repetem, como as de fisioterapia:
Oi, Paulo. Sua sessão de amanhã, às 18h, está mantida? Responda SIM ou me diga se precisa trocar o dia.
Para especialidades que pedem discrição, sem dizer qual é a consulta:
Oi, Júlia. Lembrete do seu horário de amanhã, às 19h. Você confirma?
Quando o paciente pede para remarcar:
Sem problema, Rafael. Me diga dois dias e períodos que funcionam para você, e a recepção confirma o novo horário por aqui.
Os modelos que pedem confirmação terminam com uma pergunta fácil de responder, porque só vale como confirmada a consulta em que o paciente respondeu.
Quando o paciente não responde
Silêncio não é confirmação. Combine com a recepção uma regra simples e siga sempre a mesma:
- defina um prazo para a resposta da véspera, por exemplo até as 16h;
- passado o prazo, mande uma segunda mensagem curta ou ligue;
- se ainda assim não houver resposta, marque o horário como “não confirmado” e decida, pela regra da clínica, se ele vai para a lista de espera;
- quando o paciente responder que não pode, responda na hora com novas opções e libere o horário antigo.
Uma segunda mensagem possível:
Oi, Mariana. Ainda não recebi a sua confirmação para amanhã, às 10h. Consegue me responder com SIM ou me dizer se prefere remarcar? Assim eu libero o horário para outra pessoa, se precisar.
Etiquetas como “confirmado”, “sem resposta” e “remarcar” ajudam a recepção a ver, numa olhada, quem ainda falta.
O que não vai na mensagem?
A mensagem de confirmação aparece na tela bloqueada e, muitas vezes, num celular que outra pessoa da família também usa. Por isso, ela não leva diagnóstico, nome de exame, resultado, remédio nem detalhe do tratamento. “Sua consulta” ou “sua avaliação” bastam.
Pela LGPD, dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II), e o tratamento dele só pode acontecer nas hipóteses do art. 11. A lei também pede que se use o mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). Para confirmar um horário, nome, dia, hora e endereço resolvem. Isso não é orientação jurídica. Na dúvida, confirme com o advogado da clínica e com o seu conselho profissional.
Também ficam de fora da confirmação:
- promoção, pacote ou “aproveite e marque também”: misturar oferta com o aviso muda a natureza da mensagem;
- links encurtados de origem desconhecida: use o endereço do mapa ou o site da clínica;
- cobrança de valor em aberto, que merece uma conversa à parte.
No WhatsApp oficial: modelo aprovado e custo
Na API oficial do WhatsApp, a empresa só escreve livremente nas 24 horas depois da última mensagem do paciente. Esse prazo é a janela de 24 horas, que recomeça a cada mensagem dele. A confirmação da véspera quase sempre cai fora dessa janela, porque o paciente escreveu dias antes. Fora dela, só sai mensagem com modelo aprovado pela Meta.
Pelas regras de categoria da Meta, o modelo de utilidade é ligado a uma ação ou a um pedido do cliente, específico para ele e sem intenção promocional. A confirmação de uma consulta que o paciente marcou se encaixa nessa descrição, mas quem decide a categoria é a Meta, na aprovação. Modelo que mistura aviso e promoção é tratado como marketing.
Na prática:
- escreva os modelos da marcação, da véspera e da segunda tentativa com campos para nome, dia e hora;
- mande para aprovação antes de precisar deles;
- não ponha oferta nenhuma no texto.
Desde 1º de outubro de 2026, a Meta cobra o modelo de utilidade entregue mesmo quando ele sai dentro da janela de 24 horas. As respostas livres dentro da janela também passaram a ser cobradas, depois das 1.000 primeiras do mês em cada número. O preço por país está na página de preços da Meta. Explicamos a mudança em A Meta passou a cobrar as respostas no WhatsApp oficial, e como escrever um modelo que passa na aprovação está em Modelo de mensagem do WhatsApp.
Como programar as confirmações no ChatSIA
No ChatSIA, as mensagens programadas estão em todos os planos. Na conversa do paciente, a recepção programa a confirmação para o dia e a hora certos, com o modelo aprovado quando for o WhatsApp oficial, e vê se cada mensagem foi enviada ou falhou. Para sessões semanais, a mensagem pode ser recorrente. A resposta do paciente cai na mesma conversa, na mesma fila do Instagram, do Facebook e do chat do site.
O agente de IA, também em todos os planos e gastando créditos de IA, responde as dúvidas que chegam junto com a confirmação, como endereço, estacionamento e o que trazer. Quando o paciente quer remarcar, ele pergunta os dias e períodos preferidos e passa a conversa para a recepção, com o contexto da conversa. Quem confirma o novo horário é a recepção. Até onde o agente vai numa clínica está em O que o agente de IA pode responder na sua clínica.
No Profissional e no Avançado, a Google Agenda fica dentro do ChatSIA: o evento criado na conversa já leva o paciente como convidado, e um clique manda horário, local e link. A agenda do ChatSIA não é uma agenda de consultas e não substitui o sistema da clínica, como está em Bom saber antes de assinar.
No teste de 7 dias, que é do Profissional, traz 300 créditos de IA e não pede cartão, dá para criar os modelos, programar as confirmações de uma semana e ver as respostas chegando. Nos planos com a SIA, as confirmações e os lembretes já entram configurados na implantação. Para a etapa anterior, a de marcar o horário, veja Agendamento pelo WhatsApp.
Perguntas frequentes
Quanto tempo antes da consulta devo mandar a confirmação?
Mande uma mensagem logo depois de marcar e peça a confirmação entre 24 e 48 horas antes. Um lembrete no próprio dia, duas ou três horas antes, ajuda na primeira consulta e em horários muito cedo.
O que escrever na mensagem de confirmação de consulta?
Nome do paciente, dia, hora, endereço, o que trazer e uma pergunta fácil de responder, como “Você confirma? Responda SIM ou me diga se precisa remarcar”. Deixe de fora diagnóstico, exame, tratamento e promoção.
Preciso da autorização do paciente para mandar o lembrete?
No WhatsApp oficial, a política da Meta pede que a empresa tenha a permissão da pessoa antes de escrever para ela e respeite quem pedir para parar. O jeito mais simples é combinar na marcação que a confirmação vai pelo WhatsApp.
O agente de IA remarca a consulta sozinho?
Não. Ele pergunta os dias e períodos que o paciente prefere e passa a conversa para a recepção, que confirma o novo horário.
A confirmação pelo WhatsApp oficial é cobrada?
Sim. A confirmação sai por modelo, e a Meta cobra o modelo entregue no cartão da conta do WhatsApp Business, inclusive o de utilidade dentro da janela de 24 horas, desde 1º de outubro de 2026. A mensalidade do ChatSIA não inclui essas mensagens.
Fontes
- Lei 13.709/2018, a LGPD, art. 5º, II, art. 6º, III, e art. 11: planalto.gov.br. Consultada em 22/10/2026.
- Meta, categorização dos modelos de mensagem, com a definição de utilidade e de marketing: developers.facebook.com. Consultada em 22/10/2026.
- Meta, preços da plataforma do WhatsApp Business, com a janela de 24 horas, a cobrança do modelo de utilidade dentro da janela desde 1º de outubro de 2026 e a faixa grátis de 1.000 mensagens de serviço por mês em cada número: developers.facebook.com. Consultada em 22/10/2026.
- WhatsApp Business, Política de Mensagens, atualizada em 23/09/2026, com a regra de permissão antes de escrever ao cliente: whatsappbusiness.com. Consultada em 22/10/2026.
- WhatsApp Business, “O estado das mensagens comerciais”, pesquisa da Kantar encomendada pela Meta (abril a setembro de 2025, 11.056 adultos em 22 países, incluindo o Brasil): whatsappbusiness.com. Consultado em 22/10/2026.
Conferido em 22/10/2026.
